هر آنچه که باید درباره سامانه کاتب بدانید؛ راهکاری طلایی برای جلوگیری از جعل اسناد

به گزارش خبرنگار مهر، با توجه به نیاز گسترده مردم، دستگاه‌های دولتی و بخش‌های خصوصی به ارائه خدمات متناسب با فضای امروز کشور و نیز بهره برداری از فناوری‌های نوین، دولت همواره درصدد بوده تا با راه اندازی سامانه‌ها و گسترش ارائه خدمات در بستر الکترونیک، پاسخگوی حجم بالای درخواست‌ها در حوزه‌های مختلف باشد. در این راستا و به منظور دسترسی غیرحضوری و بیست و چهارساعته به خدمات سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، نظیر ثبت معاملات، تصدیق اصالت اسناد رسمی، مشاهده وقایع ازدواج و طلاق، تعیین نام برای ثبت شرکت و….، دولت سامانه‌ای را تحت عنوان «سامانه سکوی خدمات دیجیتال ثبتی کاتب» راه اندازی کرده است.

سامانه کاتب ابتدا به عنوان یک طرح کلان برای الکترونیکی کردن فرآیندهای ثبت اسناد رسمی و املاک در کشور طراحی شد. پیش از راه‌اندازی این سامانه، فرآیند ثبت اسناد به صورت سنتی و از طریق مراجعه حضوری به دفاتر اسناد رسمی و ادارات ثبت اسناد انجام می‌شد که باعث ایجاد مشکلاتی نظیر اتلاف وقت، اشتباهات انسانی، فساد اداری و افزایش هزینه‌ها می‌شد. با ایجاد سامانه کاتب، هدف بر آن بود که این مشکلات رفع شده و فرآیندها به صورت دیجیتال و آنلاین انجام شوند.

سامانه کاتب به گونه‌ای طراحی شده که از طریق یک پلتفرم مرکزی، تمامی دفاتر اسناد رسمی و ادارات ثبت اسناد به یکدیگر متصل می‌شوند. این معماری به طور مستقیم بر روی فرآیندهای مختلف ثبت اسناد تأثیر دارد.

ویژگی‌های سامانه کاتب

۱. ثبت اسناد رسمی الکترونیکی: این سامانه تمامی مراحل ثبت اسناد رسمی نظیر اجاره‌نامه‌ها، قراردادهای خرید و فروش، وصیت‌نامه‌ها، اسناد مالکیت و غیره را به صورت آنلاین و الکترونیکی انجام می‌دهد.

۲. پیوست الکترونیکی اسناد: در این سامانه، اسناد مرتبط با هر پرونده به صورت دیجیتال ضمیمه و در بانک اطلاعاتی سازمان ثبت قرار می‌گیرند.

۳. دسترسی آنلاین به اسناد و اطلاعات: افراد و دستگاه‌های اجرایی می‌توانند از طریق این سامانه به اطلاعات و اسناد ثبت‌شده دسترسی پیدا کنند.

۴. مراکز ثبت الکترونیکی: از آنجایی که سامانه کاتب قابلیت اتصال به دفاتر اسناد رسمی و ادارات ثبت را دارد، ثبت‌نام و تأیید اسناد در تمام نقاط کشور به صورت یکپارچه و منظم انجام می‌شود.

۵. جلوگیری از جعل اسناد: یکی از اهداف اصلی سامانه کاتب، جلوگیری از جعل و تغییر اطلاعات اسناد رسمی است که با استفاده از رمزنگاری و کدهای دیجیتال انجام می‌شود.

سامانه کاتب چه کارکردی دارد؟

سامانه کاتب به منظور تسهیل فرآیندهای ثبت اسناد رسمی و بهبود کیفیت خدمات به مردم ایجاد شده است. از این پس متقاضیان در هر جای کشور که باشند می‌توانند از طریق این سامانه، همه مراحل ثبت اسناد و املاک به صورت دیجیتال و غیرحضوری انجام دهند، هدف استفاده از این سامانه افزایش دقت، سرعت، شفافیت و کاهش هزینه‌ها است. متقاضیان می‌توانند از سه طریق استفاده از اپلیکیشن، وب سایت kateb.ir و نیز کد دستوری خدمات دریافت کنند. کارکردهای سامانه کاتب به شرح زیر است:

۱. ثبت و صدور اسناد مالکیت املاک: افراد می‌توانند با استفاده از سامانه کاتب، اسناد مالکیت املاک خود را به صورت الکترونیکی ثبت و دریافت کنند.

۲. پردازش و تأیید اسناد رسمی: اسناد رسمی در این سامانه به سرعت پردازش شده و پس از تأیید، معتبر می‌شوند.

۳. معاملات املاک و مستغلات: تمامی معاملات مربوط به املاک از طریق سامانه کاتب ثبت و پیگیری می‌شوند.

۴. کنترل اطلاعات ثبت‌شده: سامانه کاتب به سیستم‌های دیگر سازمان‌ها مانند ثبت احوال، مالیات و دیگر نهادها متصل است و از این طریق کنترل صحت اطلاعات ثبت‌شده انجام می‌شود.

مزایای سامانه کاتب

با استفاده از این سامانه، تمامی مراحل ثبت اسناد به صورت دقیق و الکترونیکی انجام می‌شود، که باعث افزایش سرعت و کاهش خطاهای انسانی می‌شود. همچنین از آنجایی که تمام مراحل ثبت به صورت آنلاین و بدون نیاز به مراجعه حضوری انجام می‌شود، هزینه‌های مربوط به چاپ، بایگانی و نگهداری اسناد کاهش می‌یابد. سیستم‌های امنیتی پیشرفته‌ای که در سامانه کاتب به کار رفته‌اند، از جعل اسناد و تغییرات غیرمجاز جلوگیری می‌کنند.

همچنین با ایجاد دسترسی آنلاین به اطلاعات ثبت‌شده، افراد و نهادهای مختلف می‌توانند به راحتی به اسناد و اطلاعات نیازمند دسترسی پیدا کنند، و اینکه سامانه کاتب با دیگر نهادهای دولتی مانند ثبت احوال، مالیات و دیگر سازمان‌ها ارتباط دارد که این موضوع موجب یکپارچگی و صحت اطلاعات می‌شود، و بادی گفت تمامی اطلاعات ثبت‌شده در این سامانه به صورت شفاف و قابل پیگیری است، که باعث افزایش اعتماد عمومی به سیستم ثبت اسناد خواهد شد.

هشداری به مشاوران املاک!

پس از اجرای قانون الزام به ثبت رسمی معاملات، مشاوران املاک ملزم به ثبت معاملات در سامانه کاتب هستند و در صورت دریافت نکردن شناسه برای معاملات ثبت شده، پیگرد قضائی به همراه خواهد داشت.

چالش‌ها و مشکلات موجود

با وجود تمامی مزایای سامانه کاتب، این سیستم همچنان با چالش‌هایی همچون نقص در پوشش اینترنتی، آموزش کاربران و توسعه تدریجی روبه‌رو است. در برخی مناطق کشور، دسترسی به اینترنت پرسرعت یا پایدار وجود ندارد که می‌تواند مانع از استفاده بهینه از سامانه کاتب شود. همچنین برخی از کاربران، به ویژه کسانی که به فناوری‌های جدید آشنا نیستند، ممکن است در استفاده از این سامانه با مشکلاتی روبه‌رو شوند. در نهایت، با توجه به پیچیدگی‌های قانونی و فنی، راه‌اندازی کامل و بی‌عیب و نقص سامانه کاتب نیازمند زمان و به‌روزرسانی‌های مداوم است.

نتیجه‌گیری

سامانه کاتب سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به عنوان یک سامانه الکترونیکی پیشرفته، نقش بسیار مهمی در بهبود و دیجیتالی شدن فرآیندهای ثبت اسناد رسمی و مالکیت املاک ایفا می‌کند. این سامانه علاوه بر افزایش سرعت، دقت و شفافیت در فرآیندها، به کاهش هزینه‌ها، افزایش امنیت اطلاعات و جلوگیری از جعل اسناد کمک شایانی می‌کند. با این حال، سامانه کاتب به عنوان یک ابزار دیجیتال مدرن، پایه‌گذار تحول در نظام ثبت اسناد و املاک کشور است. در نهایت باید گفت، برای بهره‌برداری کامل از این سامانه و رفع چالش‌های موجود، نیاز به ادامه آموزش و بهبود زیرساخت‌های فنی و اینترنتی کشور وجود دارد.